Unser Ticket-System
Um sicher zu stellen, dass uns keine Anfrage entgeht oder aus dem Blick gerät, betreiben wir seit einigen Wochen ein sogenanntes Helpdesk- oder Ticket-System.
Problemmeldungen, die nicht im direkten Gespräch gelöst werden können, werden als "Ticket" (Incident) im System hinterlegt und einem passenden Kreis von Ansprechpartnern elektronisch zugewiesen.
Dies hat für Sie und uns wesentliche Vorteile:
- automatisierte Emails quittieren Ihnen den Eingang Ihrer Anfrage und leiten auf unserer Seite den Bearbeitungsprozess ein
- klare Verantwortlichkeiten sichern die Abwicklung der Anfragen ab
- automatisierte Wiedervorlagen helfen uns bei der Organisation der Fülle an Anfragen
- zentrale Zugänglichkeit verhindert, dass Anfragen z.B. im Fall von Urlaub oder Erkrankung im persönlichen Postfach oder im Arbeitsvorrat eines einzelnen Mitarbeiters unbearbeitet verbleiben
Der schnellste Weg ins Ticket-System führt über Email!
Anfragen, die Sie per Email an edvhotline@bistum-wuerzburg.de senden, werden automatisiert ins Ticket-System eingespeist. Das System informiert die Mitarbeiter der Hotline, von denen die Anfragen zeitnah gesichtet und bearbeitet werden. Sie erhalten per Email eine Eingangsbestätigung Ihrer Anfrage.
Emails, die wir Ihnen aus unserem Ticket-System senden (Absender: edvhotline@bistum-wuerzburg.de), enthalten im Betreff stets die Nummer des betreffenden Tickets, bestehend aus der Zeichenfolge #INC sowie einer laufenden Nummer (z.B. #INC12345). Wenn Sie direkt auf diese Emails antworten (Funktion "Antwort" Ihres Email-Programms) und diese Nummer im Betreff bestehen lassen, findet Ihre Antwort genau dorthin, wo sie hingehört: sie wird unmittelbar dem passenden Vorfall zugeordnet.
Bitte machen Sie regen Gebrauch von dieser Möglichkeit!
Übrigens:
Sollten Emails aus unserem Ticketsystem auf Ihrem PC störende Sonderzeichen enthalten, melden Sie dies bitte kurz unserer Hotline per Mail an edvhotline@bistum-wuerzburg.de; die Kollegen können hier rasch für Abhilfe sorgen.